Privacyverklaring HealthyArbo

Verwerking van jouw persoonsgegevens door HealthyArbo

HealthyArbo helpt zowel bij het voorkomen van verzuim door ziekte of beperkingen als bij de begeleiding tijdens verzuim. Daarbij verwerken we verschillende persoonsgegevens die betrekking op jou hebben. Om te zorgen dat deze gegevens goed worden beschermd en niet misbruikt worden, geldt binnen de EU de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet is ook van toepassing op de manier waarop HealthyArbo jouw persoons-gegevens verwerkt.  In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we met jouw gegevens omgaan, aan welke regels we ons houden, welke verantwoordelijkheden wij hebben en welke rechten jij hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke

HealthyArbo B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt ons bereiken via admin@healthyarbo.nl. Onze vestigingsgegevens zijn Uthof 11, 9202 HL Drachten, KvK 99438356 en BTW NL868991211B01.

HealthyArbo en de verwerking van jouw persoonsgegevens

HealthyArbo is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar dienstverlening. Dit betekent dat wij bepalen welke gegevens we verwerken, waarom we dat doen en hoe we ze goed beveiligen. Dit noemen we de verwerkingsverantwoordelijke.

Wij zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en volgens de wet worden verwerkt. Dit betekent dat we:

  • Alleen de gegevens verwerken die nodig zijn voor onze dienstverlening.

  • Duidelijk vastleggen waarom we deze gegevens nodig hebben.

  • Passende maatregelen nemen om jouw gegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of onbevoegde toegang.

  • Ervoor zorgen dat je gebruik kunt maken van je rechten, zoals inzage, correctie of verwijdering van jouw gegevens.

Soms schakelt HealthyArbo andere partijen in om bepaalde gegevens te verwerken. Ook dan blijven wij verantwoordelijk voor de bescherming van jouw gegevens. We maken duidelijke afspraken met deze partijen en leggen deze vast in verwerkersovereenkomsten, zodat jouw privacy altijd goed gewaarborgd blijft.

Doel van de verwerking

Jouw gegevens mogen niet verwerkt worden zonder dat de verwerking een doel dient. HealthyArbo gebruikt deze gegevens in het kader van:

  • Het uitvoeren van arbeidsgezondheidskundige zorg, waaronder:

  • Verzuimbegeleiding;

  • Het voeren van het preventieve spreekuur;

  • Het uitvoeren van het Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO);

  • Het uitvoeren van (aanstellings)keuringen

De gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of een doel dat duidelijk aansluit bij het oorspronkelijke doel. Hierbij kun je denken aan zaken als het voeren van een medisch dossier en werkzaamheden in het kader van kwaliteitsverbetering.

Als HealthyArbo jouw persoonsgegevens voor een ander doel wil gebruiken dan hier beschreven, laten we je dit van tevoren weten en houden we ons aan de geldende wetgeving.

Grondslag van de verwerking

HealthyArbo mag jouw persoonsgegevens alleen gebruiken als daar een geldige reden voor is volgens de AVG. Bij HealthyArbo gebeurt dat op basis van de grondslag ‘wettelijke verplichting’. Dat betekent dat het verwerken wettelijk voorgeschreven is:

  • Arbeidsomstandighedenwet

  • BW boek 7, art. 446 - 468 (Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst)

  • Wet Algemene Bepalingen BSN

  • Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet SUWI)

  • Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG), art. 30.

De verwerking van  persoonsgegevens over jouw gezondheid is in de regel zo gevoelig dat het verwerken ervan verboden is, tenzij verwerking in het kader van preventieve- of arbeidsgeneeskunde in nationale wetgeving geregeld is. In Nederland is dat geregeld in de UAVG.

Het kan zijn dat we iets willen doen, waarvoor geen wettelijke grondslag bestaat. Gelukkig zijn er ook andere grondslagen, zoals toestemming. Voor het opvragen van medische informatie werken we bijvoorbeeld op basis van jouw toestemming.

Maar wat gebeurt er nou met je gegevens

Wanneer je je ziekmeldt bij je werkgever, geeft je werkgever deze melding door aan HealthyArbo. Daarbij deelt je werkgever enkele basisgegevens, zoals je naam, adres, contactgegevens en de eerste dag waarop je (gedeeltelijk) niet kon werken. Hierdoor kan HealthyArbo direct zorgen voor de juiste begeleiding.

Vanaf het moment dat de begeleiding start, worden er gegevens over jouw situatie vastgelegd. Dit zijn vaak persoonlijke gegevens, zoals de oorzaak van je verzuim, lopende behandelingen en informatie van andere specialisten. Deze gegevens maken deel uit van je medisch dossier en vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts. Dit betekent dat je werkgever geen toegang heeft tot deze informatie.

HealthyArbo zorgt ervoor dat alleen bevoegde collega’s deze gegevens kunnen inzien. Dit zijn uitsluitend medewerkers die onder het (afgeleid) medisch beroepsgeheim vallen en toegang nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren, zoals het behandelteam en hun administratieve ondersteuning.

Welke gegevens ontvangt je werkgever?

Als je in het kader van ziekteverzuim wordt begeleid, deelt HealthyArbo alleen de gegevens die nodig zijn voor jouw re-integratie. Dit betekent dat je werkgever enkel de volgende informatie ontvangt:

  • Welke werkzaamheden je nog wel of niet meer kunt uitvoeren (op basis van functionele beperkingen en restmogelijkheden).

  • Hoe lang het verzuim naar verwachting zal duren.

  • De mate van arbeidsongeschiktheid, gebaseerd op functionele beperkingen en restmogelijkheden.

  • Eventuele adviezen over werkaanpassingen, voorzieningen of interventies die nodig zijn voor je re-integratie.

Heb je een preventief gesprek gehad zonder ziekmelding? Dan worden er geen gegevens doorgegeven aan je werkgever.

Gegevensverstrekking aan het UWV

In sommige gevallen moet de bedrijfsarts bepaalde gegevens doorgeven aan het UWV. Dit gebeurt alleen als dat noodzakelijk is voor de beoordeling van jouw arbeids(on)geschiktheid. Hierbij wordt niet je volledige medisch dossier gedeeld, maar alleen de strikt noodzakelijke informatie.

Welke persoonsgegevens

We hebben het steeds over de verwerking van persoonsgegevens, maar waar hebben we het dan eigenlijk over?  Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent alle gegevens die iets over jou zeggen en/of te herleiden zijn naar jou als persoon. HealthyArbo zorgt er hierbij voor niet meer (of minder) persoonsgegeven te verwerken dan nodig zijn voor de begeleiding.

Jouw werkgever verstrekt in geval van verzuimbegeleiding een aantal administratieve persoonsgegevens, al dan niet via een geautomatiseerde koppeling, aan HealthyArbo.

Daarnaast word je tijdens het contact met HealthyArbo gevraagd om zelf administratieve persoonsgegevens te verstrekken, zoals het Burgerservicenummer (BSN), en om je te legitimeren.

Verwerking van jouw Burgerservicenummer

Jouw BSN wordt alleen gebruikt voor het bijhouden van je medisch dossier en voor communicatie met het UWV, bijvoorbeeld bij een ziekteaangifte of herstelmelding.

Het doorgeven van je BSN is verplicht. Zonder dit nummer kan HealthyArbo geen medisch dossier voor je aanmaken en kunnen we jou en je werkgever niet ondersteunen. Dit kan gevolgen hebben voor je arbeidsrelatie met je werkgever.

Verwerking van gegevens over jouw gezondheid

Voor het verwerken van gezondheidsgegevens gelden strenge regels. Als jouw gegevens worden verwerkt door artsen of medewerkers die onder hun verantwoordelijkheid werken, gebeurt dit uitsluitend voor sociaal-medische begeleiding. Deze medewerkers vallen onder het beroepsgeheim en gaan zorgvuldig om met jouw gegevens.

In andere gevallen worden gezondheidsgegevens, zoals je ziekteverzuim of mate van herstel, alleen verwerkt als dat nodig is voor de uitvoering van de sociale verzekeringswetgeving, jouw re-integratie of de begeleiding bij ziekte of arbeidsongeschiktheid.

Hieronder volgt een opsomming van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken:

  • Identificatiegegevens (Naam, adres en woonplaats)

  • Contactgegevens (telefoon, e-mail)

  • Burgerservicenummer (BSN)

  • Verpleegadres

  • Geboortedatum

  • Achternaam partner

  • Geslacht

  • Naam afdeling

  • Functie

  • Informatie over arbeidsomstandigheden en werk gerelateerde zaken

  • Externe sleutel (indien van toepassing)

  • Registratienummer (bij koppelingen)

  • Ziektekostenverzekering (indien van toepassing)

  • Polisnummer (indien van toepassing)

Bijzondere gezondheidsgegevens, waaronder:

  • Eerste ziektedag

  • Herstelmeldingsdatum

  • Poortwachter-, ERD-documenten

  • Percentage loonwaarde/deelherstel

  • Spreekuurrapportages

  • Medische informatie specialisten

  • Medische anamnese

  • Cas-code

  • Machtigingen/toestemmingsverklaringen

  • Beschikkingen UWV

  • Arbeidsdeskundige rapportages

Verplichte verwerking van persoonsgegevens

Zonder het verstrekken van deze gegevens kan HealthyArbo jou en jouw werkgever niet van dienst zijn. Dit heeft mogelijk gevolgen voor de arbeidsrechtelijke relatie met jouw werkgever.

Contactformulier op deze website

Als je het contactformulier op deze website gebruikt, kun je je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), regio en bericht aan ons doorgeven. We gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen naar aanleiding van je aanvraag. We verkopen je gegevens niet aan derden.

Formspree verwerkt je inzending voor ons en is daarbij onze verwerker.

Gegevensverwerking buiten de EER

De AVG geldt voor alle organisaties binnen de EER die persoonsgegevens verwerken en zorgt ervoor dat deze gegevens goed beschermd worden. Gegevens die verwerkt worden door organisaties die buiten dit gebied vallen bieden daarmee niet standaard de garantie hetzelfde beschermingsniveau te bieden. Daarom worden persoonsgegevens onder onze verantwoordelijkheid niet buiten de EER verwerkt.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden, waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijk voorschrift is die een langere bewaarplicht voorschrijft. Na afloop van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

  • Voor de verwerking van jouw medische gegevens (medisch dossier) bij Verzuimbegeleiding, het ‘Preventief Spreekuur’ en het (P)AGO geldt dat deze gegevens onder de huidige wetgeving tenminste 20 jaar bewaard worden.

  • Voor de gegevens die verwerkt worden bij een (aanstellings)keuring geldt dat deze 6 maanden bewaard worden.

Jouw Privacy rechten

De gegevens die over jou worden verwerkt worden, horen onlosmakelijk bij jou. Daarom heb je verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, waarmee je invloed hebt op de verwerking:

Het recht op transparantie

Je hebt het recht om te weten wat er met jouw gegevens gebeurt en hoe je aanspraak kunt maken op je rechten. Met deze verklaring geven we invulling aan dit recht.

Inzagerecht

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die HealthyArbo van jou verwerkt in te zien. De eerste keer dat je deze gegevens opvraagt, is dit kosteloos. Voor extra kopieën kunnen kosten in rekening worden gebracht. Vanwege de privacygevoelige aard van de gegevens is identificatie vereist bij het inzien of opvragen ervan. Afhankelijk van de soort gegevens kan een begeleide inzage nodig zijn. Dit houdt in dat je de gegevens kunt bekijken of ontvangen met een toelichting van HealthyArbo.

Correctierecht

Als je merkt dat de persoonsgegevens die HealthyArbo van jou heeft niet kloppen, heb je het recht om deze te laten aanpassen. Dit betekent dat je foutieve, verouderde of onvolledige gegevens kunt laten corrigeren.

Verwijderingsrecht

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen als er geen geldige reden meer is om ze te bewaren. Als je een verzoek doet om gegevens te laten verwijderen die onder de dossierplicht vallen, beoordeelt de verantwoordelijke arts of dit mogelijk is zonder in strijd te zijn met ‘goed hulpverlenerschap’.

Recht van bezwaar

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde manieren waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt. Zodra je bezwaar maakt, wordt dit onderzocht en krijg je bericht over de uitkomst en eventuele vervolgstappen.

Recht op beperking

In sommige situaties heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te laten stoppen. Dit betekent dat HealthyArbo jouw gegevens niet verder verwerkt totdat er een beslissing is genomen. Je kunt dit recht gebruiken in de volgende gevallen:

  • Tijdens een correctieverzoek: Als je hebt gevraagd om je gegevens aan te passen en dit nog beoordeeld wordt.

  • Bij een verwijdering: Als je gegevens eigenlijk verwijderd moeten worden, maar je ze zelf nog nodig hebt.

  • Voor juridische doeleinden: Als HealthyArbo je gegevens niet meer nodig heeft, maar jij ze nodig hebt voor een rechtszaak.

  • Tijdens een bezwaarprocedure: Als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking en de beoordeling nog loopt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je aan HealthyArbo hebt verstrekt, op te vragen en in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Dit recht geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken op basis van jouw toestemming of een (behandel)overeenkomst. Daarnaast betreft het de persoonsgegevens die je zelf aan HealthyArbo hebt verstrekt. Je bent vrij om deze gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Indien er een koppeling bestaat tussen onze systemen en die van de partij waaraan je de gegevens wilt laten doorgeven, kunnen wij deze overdracht namens jou verzorgen. Je kunt bij ons informeren naar de mogelijkheden als je een aanvraag indient.

Geautomatiseerde besluitvorming

HealthyArbo neemt geen automatische beslissingen over jou op basis van jouw gegevens. Dit betekent dat er geen computerprogramma’s of algoritmes worden gebruikt om zonder menselijke tussenkomst besluiten te nemen die gevolgen voor jou kunnen hebben, zoals bijvoorbeeld bij een beoordeling van je verzuim of inzetbaarheid. Alle besluiten worden zorgvuldig door onze medewerkers beoordeeld.

Intrekken van toestemming

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming, kun je deze toestemming op elk moment intrekken. HealthyArbo zal dan stoppen met de verwerking waarvoor de toestemming was gegeven en zal er alles aan doen om ervoor te zorgen dat deze wijziging ook wordt doorgevoerd bij eventuele derden die de gegevens hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder andere het gebruik van:

  • Wachtwoorden.

  • Multi-factor authenticatie.

  • Encryptie van jouw persoonsgegevens.

  • Encryptie van datadragers.

  • Beveiligde dataopslag.

  • Verzending van persoonsgegevens via een beveiligde verbinding.

  • Verzending van gevoelige persoonsgegevens via beveiligde mail.

  • Clean desk en clear screen policy.

  • Sleutel- en autorisatie beleid.

Mocht er toch iets misgaan , dan hebben we een cyberverzekering afgesloten om ons en jou ervan te verzekeren dat we de middelen en kennis beschikbaar hebben om zo snel mogelijk tot een passende oplossing te komen.

Datalekken

HealthyArbo heeft verschillende maatregelen genomen om jouw gegevens goed te beschermen. Toch kan er onverhoopt iets misgaan, waardoor een datalek ontstaat. Als dit gebeurt en de situatie voldoet aan de meldingscriteria, dan rapporteert HealthyArbo dit aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft het datalek mogelijk nadelige gevolgen voor jouw privacy? Dan informeren we je hier zo snel mogelijk over. We leggen uit wat er is gebeurd, welke stappen HealthyArbo heeft ondernomen en wat je zelf kunt doen om eventuele schade te beperken.

Heb je vragen over een datalek? Neem dan contact op!

Contact over jouw privacy

Heb je vragen over deze privacyverklaring, over een datalek of wil je gebruikmaken van jouw privacy rechten? Neem dan contact op met onze Privacy Officer via admin@healthyarbo.nl

HealthyArbo heeft een onafhankelijk Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. Heb je vragen over hoe HealthyArbo omgaat met jouw privacy? Neem dan contact op via FG@healthyarbo.nl

Wil je een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op met onze klachtenfunctionaris via admin@healthyarbo.nl. Je klacht wordt behandeld volgens het geldende klachtenreglement.

Als je vindt dat jouw klacht niet goed is afgehandeld of als je binnen vier weken geen reactie hebt ontvangen, kun je je klacht ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Door technologische ontwikkelingen, interne veranderingen of aangepaste wet- en regelgeving kan deze privacyverklaring soms worden bijgewerkt. Wij maken eventuele wijzigingen bekend op de website van HealthyArbo.

Als we jouw persoonsgegevens willen gebruiken voor een nieuw doel dat nog niet in deze privacyverklaring staat, brengen we je hiervan op de hoogte. Je krijgt dan de mogelijkheid om aan te geven of je hiermee akkoord gaat.

Deze privacyverklaring versie 1.0 is voor het laatst gewijzigd op 01-03-2026.